大家平时经常会用到office全家桶套餐，但可能碍于对某些操作不太熟悉导致效率并不太高。没关系！接下来科协技术服务部给同学们带来了office的使用技巧，从Word篇、PowerPoint篇、Excel篇和通用篇四个部分帮助大家提高姿势水平！
Word 篇
1
**Word邮件合并
**
主要用途
将数据源Excel（包含变化的信息，比如通讯录中不同人的姓名与联系方式）中的信息逐一导入主文档Word中，进而可以打印出来或者以邮件形式发送给其他人。
操作步骤
1、准备一个主文档Word与一个数据源Excel（以给某比赛中获奖选手打印奖状为例），Word中写好奖状模板，Excel存有姓名与奖项
主文档word中的模板
Excel中的可变数据（姓名与奖项）
2、在Word中点击菜单栏：邮件——开始邮件合并——信函
3、选择收件人——使用现有列表，然后选择你要合并的文件（如本例中的获奖名单Excel）——确定
4、把鼠标的光标放在Word模板中需要插入Excel数据的位置，之后点击插入合并域，并且选择对应的数据项插入，重复以上步骤直至所有需要的数据项均插入完成。完成之后可以在预览结果中看到插入的效果。
插入数据
预览效果
5、点击完成并合并——编辑单个文档，在弹出的对话框中选择全部****——确定，之后所有的“奖状”就会保存在一个word文档中，就可以很方便地一次性全部打印了。
2
word快捷键
（向上滑动以浏览）
Crtl+M 左侧段落缩进
Ctrl+Shift+M 取消左侧段落缩进
Ctrl+Q 取消段落格式
Ctrl+5 1.5倍行距
Ctrl+Backspace 删除左侧的一个单词
Ctrl+Delete 删除右侧的一个单词
Ctrl+→ 右侧一个单词
Ctrl+← 左侧一个单词
Ctrl+→ 单词结尾
Ctrl+← 单词开始
Ctrl+↓ 段尾
Ctrl+↑ 段首
Ctrl+Shift+> 增大字号
Ctrl+Shift+< 减小字号
Ctrl+] 逐磅增大字号
Ctrl+[ 逐磅减小字号
Ctrl+1 单倍行距
Ctrl+2 双倍行距
Ctrl+X 将所选文字剪切到”剪贴 板”
Ctrl+Z 撤消上一步操作
Ctrl+N 创建与当前或最近使用 过的文档类型相同的新文档
Ctrl+O 打开文档
Ctrl+W 关闭文档
Ctrl+S 保存文档
Ctrl+F 查找文字、格式和特殊项
Ctrl+H 替换文字、特殊格式和特 殊项
Ctrl+P 打印文档
Shift+f3 切换字母大小写
F12 另存为
Alt+Ctrl+C ©
Alt+Ctrl+R ®
Alt+Ctrl+.（句号） 输入三个点的省略号…
Tab键 选定下一单元格的内容
Alt+数字键盘上的5 选定整张表格
3
**提取word文档中的图片
**
主要用途
有时候收到一篇图文并茂的Word文档，可以快速把文档里的所有图片全部保存到自己的电脑里。
操作方法
打开该文档，选择“文件”菜单下的“另存为”——“网页”，选择保存位置（默认为原来文档所在位置）后“保存”，在保存处会出现一个文件夹，里面就含有全部的图片。
选择保存格式为“网页”
4
Word文字转换成表格
主要用途
有时候需要在word文档中建立一些表格使得表达更加清晰直观，或者是需要对某些文字内容进行排序（比如一串人名按拼音首字母排序），这也要通过将文字转换成表格来完成。
操作步骤
1、将需要转换的文字选中，点击插入——表格——文字转换成表格。
2、在弹出对话框中，选择行列数和分隔位置，点击确定即可自动生成表格。
注意事项：采用逗号分隔时逗号要使用英文格式的。
5
关闭word的拼写错误标记
主要用途
系统默认的拼写检查是实时的，因而在编辑文档时可能会产生许多标示错误语句的红色或绿色的波浪线，即使“忽略一次”有时还会不断出现而影响用户的工作，这时可以将其隐藏，待编辑完成后再进行检查。
操作方法
点击“文件”选项卡。在弹出的菜单中选择“选项”命令。在“校对”中将“在Word中更正拼写和语法时”下的勾全部勾去即可关闭检查功能，需要检查拼写时重复以上操作再打开即可。
6
在word中快速插入当前日期与时间
操作方法
方法一：Alt+Shift+D插入日期，Alt+Shift+T插入当前时间。
方法二：菜单栏“插入”——“日期和时间”（可选择更多格式）
PowerPoint 篇
1
将图片裁剪为所需形状
操作方法
选中图片——选择“格式”——点开“裁剪”下的隐藏选项——“裁剪为形状”，之后就可以选择各种形状了
2
提取PPT中的图片
操作方法
将其后缀名称改为「rar」，即变成了一个压缩包文件，然后打开，进入「ppt」文件夹下的「media」文件夹中，即可将所有的图片提取出来了。
3
将文字用图片填充
操作方法
选中需要填充的文字，选择菜单栏“格式”——“形状填充”——“图片”，选择被填充的图片即可。
填充效果
4
PPT演讲者模式
主要用途
在该播放模式下，演讲者可以在电脑屏幕上看见备注以及下一页幻灯片，减小背稿负担。
操作方法
电脑未连接投影仪时预览：
Alt+F5从第一页开始播放
Alt+Shift+F5从当前页开始播放
演讲者模式效果
连接投影仪时：
菜单栏幻灯片放映——设置幻灯片放映——演讲者放映
5
PPT插件推荐
PPT美化大师
网上很多资源，下载安装好之后，打开ppt，在工具栏就可以直接看到”美化大师“选项。美化大师有两个比较好用的功能，一个是“形状”一个是“幻灯片”。点击“形状”在跳出的对话框中就出现了各式各样的形状功能选项，矢量图、换色、变形都可以实现。点击”幻灯片“在跳出的对话框中可以看到有诸多选项，如目录、章节过渡页、图示、结束页，选择合适的板式直接插入，更改文字就可以完成一页编辑。
islide
islide的ppt模板库制作精美，实用方面。百度搜索就可以找到下载路径。安装好之后，打开ppt，如下图可以看到ppt工具栏就已经出现了islide。插件内容也比较简单，都是islide自带的模板库，大家可以直接套用。
Excel 篇
基本概念
工作簿Workbook：工作簿是计算和存储数据的文件，也就是通常意义上的Excel文件(.xlsx)。每一个工作簿可由一个或多个工作表组成。
工作表Worksheet：按行和列排列的单元格的集合，它是工作簿的一部分，也称作电子报表。
1
导入外部数据
操作方法
菜单栏“数据”——“获取数据”
从工作簿：将另一个工作簿中的工作表导入
从文本：将文本文档[.txt]中的文字或数据导入
从文件夹：将文件夹中的文件名称、类型等信息导入
2
自定义填充列表序列
主要用途
我们在工作中会使用到某些使用频率非常高的数据列表，比如：班级同学的名单。如果每次输入这些列表时，我们一个一个去输入，或者通过复制粘贴来制作，过程都比较繁琐。通过自定义序列，我们可以通过填充的方式，直接输入我们设置好的列表。
操作步骤
1、将需要重复使用的序列输入表格（以班级名单为例）
2、菜单栏“文件”——“选项”——“高级”——“编辑自定义列表”
3、将自定义序列导入：“导入”——在表格中选中序列——“导入”
4、使用自定义序列：自定义序列定义完成后，在其他工作簿中可以直接使用，只需输入序列的第一项然后将表格向下填充即可
3
数据验证
主要用途
对输入的数据范围进行限制，比如日期、整数、小数等等，此外还可以对一些文字的输入建立选项，比如性别等等。
操作步骤
1、选中需要进行限制的表格（以性别为例），点击菜单栏“数据”——“数据验证”，选择允许的数据类型（性别为“序列”），然后确定限制范围
注意事项：文字选项之间要用英文的逗号隔开！
2、之后在表格中输入的数据就被限制在范围中
通用篇
1
插入特殊字符（比word自带的更全）
操作方法
Win+R——****charmap，在表中选择字符，复制粘贴至word中
2
预览Office文件
主要用途及操作方法
严格来说这不是office的技巧，在windows资源管理器（explorer.exe）中如果按下Alt+P，即可启动快速预览。即不需要打开word、pdf等文件即可阅读其中内容（配置不好的电脑可能打开较慢，但基本比双击打开快）
预览效果
3
Office微信小程序：微软Office文档
主要用途
可以在手机上登录微软Office的账户，通过OneDrive共享文档。
文案 程凯
编辑 何柯
审核 胡杰 李保罗
